Com a comemoração do Dia Mundial do Ambiente, invariavelmente somos confrontados com os impactos nossa presença no planeta e degradação contínua do mesmo.

É também a oportunidade para refletir sobre o nosso contributo para a sustentabilidade do planeta.

Certamente acha que já faz muito: separa o lixo, reutiliza as embalagens, poupa no consumo de água, etc. Mas e o papel? Esse que usa diariamente na sua atividade pessoal e profissional?

O papel está por todo o lado, sejam as faturas e recibos dos clientes ou fornecedores, contratos de recursos humanos e jurídico…

Muitas atividades ainda se sustentam em processos baseados em papel, o que significa pouca eficiência na gestão dos processos.
Ainda por cima, o arquivo dos documentos em papel consome espaço e essencialmente, tempo e dinheiro! Especialmente quando o documento é mal arquivado e se perde muito tempo a tentar encontrá-lo. Junte a possibilidade de perda do papel e tem a receita perfeita para comprometer toda a atividade.

Sabia que, só nos EUA, cada trabalhador de escritório ainda consome em média 10.000 folhas de papel por ano e gera cerca de um quilo de papel e cartão diariamente?

E sabia que:

• 80% da informação ainda é mantida em papel, embora mais de 80% dos documentos com os quais trabalham estejam em formato digital?

• 30% dos documentos em papel contém informação obsoleta?

• Do papel arquivado, mais de 80% nunca é referenciado novamente?

• 22,5% dos documentos impressos extraviam-se?

• As pessoas que trabalham em escritórios gastam 40% do seu tempo à procura de informações que se encontram em formato papel?
(Ashby - 2011)

Hoje em dia já não dispensamos o uso da tecnologia nas nossas vidas e é pela internet que realizamos inúmeras tarefas, muitas vezes sem recorrer ao computador. O teletrabalho veio acentuar esta necessidade e, com acesso fácil a tanta tecnologia, porque é que ainda utilizamos papel?

Então o que pode fazer? Está na altura de trocar o papel pelo digital e contribuir para a “desmaterialização” de processos!

A desmaterialização de processos consiste no processo de transformar um documento físico no formato digital e é também um termo genérico para descrever a transformação digital da sociedade e da economia.

Além disso, constitui uma ação de sustentabilidade importante para as empresas, uma vez que o papel representa uma percentagem elevada dos resíduos gerados pelas empresas.

Esta é uma causa importante para a sustentabilidade do planeta, ao ponto de a Comissão Europeia ter vindo a analisar sistematicamente as ligações entre digitalização e ambiente, sobretudo no contexto do Pacto Ecológico Europeu, mas também no da Estratégia Digital e no da sua Nova Estratégia Industrial para a Europa.

“A digitalização é uma excelente alavanca para acelerar a transição para uma economia com impacto neutro no clima, circular e mais resiliente. Ao mesmo tempo, temos de criar o quadro estratégico adequado para evitar efeitos adversos da digitalização no ambiente. Estas conclusões refletem de forma equilibrada os aspetos em que a UE precisa de agir para tirar o máximo partido desta dupla transição".

(Svenja SchSvenja Schulze, ministra federal alemã do Ambiente, da Proteção da Natureza e da Segurança Nuclear).

Muitas empresas já enveredaram pela abordagem digital, uma vez que a desmaterialização de processos facilita a gestão de documentos, previne fraudes, otimiza os processos, reduz custos e reduz a necessidade de espaços físicos para arquivo. 
Além disso, traduz-se num significativo aumento de produtividade que provém da diminuição do tempo de realização de tarefas, da rentabilização de recursos humanos afetos a elas, do aumento da velocidade de acesso à informação e, ainda, da melhoria dos processos de comunicação entre os diferentes serviços.

Contudo, à desmaterialização de processos está inevitavelmente associada à gestão de workflows de uma empresa ou seja, a otimização dos circuitos de informação através de aplicações tecnológicas, sendo a informação comunicada e arquivada no formato digital, com o objetivo de agilizar e facilitar a monitorização dos processos, com garantia do valor probatório dos documentos eletrónicos.

Eis 20 boas razões para desmaterializar os seus processos:

• Facilidade na pesquisa de documentos

• Uniformização de procedimentos

• Aumento da segurança ao nível do documento

• Acesso limitado a pessoas autorizadas

• Acesso simultâneo de vários utilizadores ao mesmo documento

• Acesso a partir de qualquer localização geográfica

• Redução do espaço físico para arquivo

• Possibilidade de guardar documentos de diferentes formatos

• Entrega imediata da informação necessária, no local desejado

• Disponibilidade de mais informação operacional

• Eliminação de redundâncias e tarefas desnecessárias

• Racionalização de operações

• Conclusão de tarefas de uma forma mais eficiente

• Melhoria do serviço ao cliente

• Poupanças de tempo e custo

• Mais tempo livre para dedicar às atividades core do negócio

• Melhoria na qualidade dos processos e respetivos resultados

• Melhorias na proteção de dados e sua recuperação em caso de catástrofe

• Melhoria nos processos de auditoria

• Melhor comunicação e colaboração entre as pessoas

Na Rolling Space estamos cada vez mais empenhados em apresentar soluções de gestão em ambiente cloud, que contribuem para a o aumento da eficiência e produtividade.

As plataformas cloud Rolling Legal (gestão de processos jurídicos) e Rolling Trademarks (controlo e gestão de marcas registadas) possuem enormes vantagens e funcionalidades que melhoram a atividade dos utilizadores, com vantagens como emitir notas de honorários e comprovativos de pagamento em pdf, estabelecer processos de aprovação à medida, gerir e arquivar documentos, com possibilidade de partilhar pastas por grupos e controlar o histórico de versões, assim como permitir a integração com plataformas externas, como Sharepoint, OneDrive, Google Drive e Box, por forma a ter acesso a todos os ficheiros de um só local!

E contribuem para a sustentabilidade do planeta!
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