A gestão do tempo é um assunto transversal em todas as atividades profissionais e até na vida pessoal. Esta gestão de tempo é precisamente a forma como decide usar o seu tempo para tirar o máximo partido da produtividade e alcançar os objetivos traçados.

Mas como sabemos, o tempo não estica: é um recurso fixo e, independentemente dos nossos esforços, serão sempre 7 os dias da semana, cada dia com 24 horas e cada hora com 60 minutos. É uma equação incontornável e resta-nos saber tirar o melhor partido dela.

Apesar de querermos abordar neste artigo apenas a componente de gestão do tempo no campo profissional, é inegável que também neste campo, é impossível ficarmos indiferentes ao bombardeamento de notificações – no telemóvel ou computador – cuja função é precisamente roubar a nossa atenção e minar a produtividade. Todas estas distrações tecnológicas contribuem para uma perda de tempo irreparável que têm impacto profundo ao longo das horas, dias e semanas de trabalho.

Ora, por esta e outras razões, a gestão de tempo num projeto é dos principais desafios de um gestor até porque, e não é raro acontecer, face ao grande número de tarefas a serem executadas, o controlo de prazos tende a ser relevado para segundo prazo.

O conceito de gestão de tempo tem implícito o aumento de produtividade, ou seja, a capacidade de produzir mais e melhor, no menor tempo possível. A ideia é que sejamos mais efetivos (fazendo o que realmente temos que fazer), façamos as coisas bem feitas (sendo eficientes) e sejamos produtivos (aproveitando o tempo da melhor forma possível).

Naturalmente, uma boa gestão de tempo traz inúmeros benefícios, desde logo, uma melhor gestão das tarefas, maior produtividade, trabalho com maior qualidade, o fim do adiamento / incumprimento de prazos e, consequentemente, menor nível de stresse e maior equilíbrio entre a vida profissional e pessoal! Em resumo, uma eficaz gestão de tempo numa empresa, reflete o bom funcionamento da mesma, dando mais espaço para a criatividade e espírito de equipa.

Felizmente, o mercado tecnológico disponibiliza inúmeras soluções que muito contribuem para uma melhor gestão de tempo - até em áreas tradicionais como a advocacia - quer a nível da automatização de tarefas recorrentes como partilha e distribuição das mesmas, entre tantas outras ferramentas.

Mas se “Tempo é dinheiro”, todo o controlo da produtividade da equipa de trabalho só faz sentido se o registo de tempo for também rigoroso.

O conceito de time-tracking consiste, basicamente, em registar como investimos (ou gastamos) o nosso tempo e é uma prática útil para identificar erros e otimizar o trabalho. Acima de tudo, permite-nos adquirir uma grande quantidade de informação para analisar os processos e tomar decisões para melhor gerir os respetivos recursos.

Quando usado corretamente, o registo de tempos pode também dar-nos informações precisas sobre o custo de tempo e energia de cada colaborador e calcular o preço real do trabalho, o que torna a faturação muito mais fácil.

Mas esta prática, apesar de ser cada vez mais usual, ainda luta com alguns mitos. Muita da resistência em registar tempos vem da presunção de que ele serve para controlar os colaboradores. Ora, o que acontece é exatamente o oposto: este tipo de ferramenta é sustentado na confiança e responsabilidade dos colaboradores, já que a intenção não é calcular o número horas que a pessoa passou no escritório, mas antes, quais as tarefas ou atividades que realizou para determinado projeto ou cliente. Mais ainda, é baseado na honestidade das pessoas, pois a informação registada será inútil se não for feita com rigor e disciplina.

Acontece com frequência, tarefas diárias menos relevantes para o nosso trabalho consumirem muito tempo e manter um registo de onde tempo é gasto ajuda-nos a ver quais as pequenas tarefas interferem com o caminho do trabalho planeado. O registo do tempo permite também ajudar a melhorar os fluxos de trabalho, processos de aprovação, ou outro tipo de processos.

Assim, se trabalha como consultor, advogado, freelancer ou outra profissão liberal, sabe o quanto este tipo de registo de tempo ainda é mais crucial, já que muito provavelmente trabalha para clientes e fatura com base em horas despendidas.

No caso dos advogados, a solução Rolling Legal tem incorporada uma ferramenta de registo de tempos que ajuda os utilizadores a gravarem o tempo que despendem em cada tarefa. Adicionalmente, podem pausar essa gravação de tempo quando mudam de atividade ou continuar mesmo fora da aplicação, quando têm que executar tarefas fora do escritório. Tudo para que o trabalho realizado em cada processo, possa ser facilmente fundamentado e faturado.

Uma nota importante refere-se à diferença entre gestão e controlo de tempo e quando falamos de registo, estamos a falar de uma ferramenta de medição, não de gestão! Este acompanhamento do tempo não serve para organizar o trabalho, mas antes para manter um registo do que foi feito efetivamente, mais do que o que planeamos fazer. E, acima de tudo, permite-nos ter uma visão clara do custo real de determinado projeto o que ajuda muito na previsão do custo dos projetos futuros.

A gestão de tempo e o registo de tempo são complementares pois permitem aos gestores planear melhor os recursos da empresa, projetar resultados e encontrar maneiras de elevar os padrões de produtividade. Desta forma, conseguem planear quanto devem investir e em quê, para elevar os níveis de qualidade, ganhando força e competitividade no mercado em que atuam.

E você? Vai começar a gerir melhor o seu tempo?