Apesar da forma como vemos o local de trabalho ter tido um grande abanão graças à pandemia, a mudança principal deu-se a um nível mais essencial: mudamos a forma como trabalhamos!

Graças a esta mudança, as empresas no geral, viram-se obrigadas a olhar mais para os 3 P’s: People, Process and Premises (Pessoas, Processos e Locais) com evidências de aumento de produtividade e um melhor equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal.

Fala-se agora em empresas híbridas, locais de trabalho híbridos, eventos híbridos…
Mas o suporte de tudo foi – está ainda a ser - a transformação digital que alterou significativamente os processos, transformando-os em processos digitais que permitem um fluxo de trabalho seguro e colaborativo, disponível a qualquer hora e em qualquer local.

As recomendações do governo para trabalhar a partir de casa sempre que possível, forçaram as empresas, inclusive as de advogados, a explorar a sua abordagem ao trabalho ágil (Agile Working).

Mas o que é Agile Working?
Segundo "The Agile Organisation":
"O trabalho ágil consiste em reunir pessoas, processos, conectividade e tecnologia, tempo e lugar para encontrar a forma mais apropriada e eficaz de trabalhar para realizar uma determinada tarefa. É trabalhar dentro de diretrizes (da tarefa) mas sem limites (de como a realizar)".

Resumindo: Agile Working é entregar a melhor coisa possível num período de tempo limitado.

A metodologia Ágil teve o seu início há duas décadas e era tradicionalmente usada nas empresas de tecnologia, especialmente por parte dos developers, inclusive os da Rolling Space.

Os 12 princípios de Agile são dignos de leitura, mas eles são mais uma coleção de valores e preferências do que um sistema para o trabalho:

Mas existem algumas diferenças entre método ágil e agilidade no trabalho.
O primeiro é um quadro baseado na iteração e permite às equipas conceber, desenvolver, testar e implementar projetos rapidamente.
O segundo refere-se mais amplamente à capacidade de uma organização para responder a um ambiente em rápida mutação.
A adoção desta metodologia continua a crescer, inclusive na área jurídica e, para muitas empresas, foi a razão pela qual rapidamente se adaptaram ao mercado em tempos de COVID.
Infelizmente, ainda há empresas de advogados que reduzem o Agile Working ao uso de computadores portáteis, I-pads e ligações wi-fi. Ora, como já vimos, Agile Working é acima de tudo uma estratégia empresarial - e dessa forma têm muito mais hipóteses de alavancar o máximo retorno do seu investimento.

3 razões para levar a sua advocacia para o próximo nível com o método ágil:

1. Maior e melhor colaboração entre advogados e restante equipa

O método Agile foca-se em realizar o trabalho da forma mais eficiente por parte de quem está na melhor posição para fazer o trabalho, sem ter em conta o seu cargo ou função. Ou seja, o trabalho é dividido em equipas autónomas, capazes de trabalhar em conjunto para completar o trabalho pretendido.

Num escritório de advogados, isto pode significar a colaboração entre advogados e assistentes que resultará numa entrega mais rápida do trabalho, bem como a partilha da responsabilidade em projetos importantes.

Esta autonomia para planear e executar o trabalho de forma colaborativa, sem gestão de cima para baixo, repercute-se numa cultura de responsabilização, motivação e pertença. A gestão destes projetos pode ser feita com recurso a soluções como a Rolling legal, que disponibiliza relatórios detalhados e quem faz a gestão do processo pode contribuir para o desempenho da equipa com tarefas automatizadas.

A elaboração de relatórios e o acompanhamento de todo o processo podem ser úteis para a produtividade global, mas também podem ser utilizados como pontos de passagem para as equipas avaliarem o seu próprio desempenho e concentrarem-se na melhoria contínua.

Ferramentas que rastreiam a produtividade, como o registo de tempo e relatórios detalhados com métricas sobre os processos, podem ajudar a melhorar continuamente.

2. Trabalho mais simplificado e flexível

Falar em método ágil sem falar em quadros Kanban é quase impossível!

A ideia de um quadro Kanban é ter um quadro com colunas que representam diferentes estados de trabalho, como por exemplo "Para Fazer, A Fazer, Feito".

Ajudam a ter uma visão mais gráfica das tarefas a desempenhar e existem já varias plataformas, como a Rolling Legal, que permitem essa visão, ultrapassando o quadro com post-its.

O fundamental nesta ideia de Kanban, é limitar o total das tarefas do "trabalho em curso", ou seja, existem um total de tarefas a serem realizadas e só podem ser acrescentadas outras, depois das primeiras mudarem de estado (para “A fazer” ou “Feito”).

A adoção de um fluxo de trabalho ágil passa também por identificar quanto trabalho a equipa (e indivíduos) pode ter em mãos. Se tiver mais tarefas que o suposto, tire partido da automatização de tarefas e da criação de alertas.

Além disso, ao automatizar os seus relatórios e notificações, pode avaliar a produtividade global da equipa e acaba por também por identificar onde se encontram os estrangulamentos, podendo utilizar os recursos necessários para melhorar o seu trabalho em curso (WIP - Work In Progress).

Visão Kanban das tarefas na plataforma Rolling Legal

3. Reflexão e mudança contínua

Uma empresa ágil e automatizada não prescinde da reflexão e planificação do trabalho.

Agile preconiza a realização de reuniões sistemáticas que visam balizar o andamento do projeto.

Apresentamos aqui algumas sugestões:

- Reuniões de 10 minutos em cada início da semana: uma reunião logo à primeira hora de trabalho para discutir o trabalho da semana, o que cada um pretende concretizar e possíveis bloqueios;

- Reuniões individuais, curtas, no final da semana, para perceber se o planeamento foi cumprido, o que pode ser melhorado, etc.;

- Reunião de encerramento do processo para validar o resultado, ter o feedback do cliente e identificar o que correu bem e o que correu mal, assim como oportunidades de melhoria;

- Reuniões periódicas para discutir/implementar mudanças. Estas reuniões são cruciais e devem ser realizadas com frequência pois ajudam a equipa a perceber a razão de determinada mudança e orientam as equipas para uma melhor organização e tomada de decisões. Pode e deve tirar proveito dos relatórios detalhados e automáticos, assim como dashboards que ajudam a sistematizar a informação a ser discutida.

Exemplo de report e dashboard na plataforma Rolling Legal

Estes são alguns dos argumentos para recorrer a esta metodologia, mas existem muitos mais.

O fundamental reter é que estas são sugestões que lhe permitirão trabalhar de forma mais inteligente e fornecer um melhor produto e resultado para os seus clientes. E acima de tudo, recorrendo a plataformas como a Rolling Legal, pode ter um melhor controlo do seu trabalho para que tire melhor partido do seu tempo.

O sector jurídico está a sofrer alterações significativas e os escritórios de advocacia do futuro serão bem diferentes da sua forma atual.

A utilização da Inteligência Artificial vai ser cada vez mais recorrente, assumindo muitas das tarefas processuais.

Comece já a preparar-se para o futuro da advocacia!