Se antes da pandemia, usar determinadas tecnologias era fator de diferenciação, a realidade de hoje é diferente: quem não as usa dificilmente consegue sobreviver!

A transformação digital está a acontecer em todas as áreas económicas, modificando os comportamentos e preferências das pessoas e a área da advocacia não é diferente.

Esta quarta revolução industrial — a chamada era digital — não introduz apenas novas tecnologias de automatização e inteligência artificial, mas também outras mudanças significativas, como a integração entre os diversos dispositivos, softwares e utilizadores.

Todos os dias surgem novas ideias, negócios e até relações jurídicas baseadas em soluções e ambientes tecnológicos, pelo que a revolução 4.0 também se impõe em atividades mais tradicionais como a advocacia. Mas este é um desafio que deve ser encarado com otimismo, já que esta nova era digital proporciona a personalização e racionalização dos processos produtivos que se traduzem, muitas vezes, em maior eficiência e produtividade, com menos custos.

Segundo um estudo da McKinsey Digital, mesmo antes da COVID-19, 92% das empresas pensavam que os seus modelos de negócio precisariam de ser alterados, dada a digitalização.

Contudo, é importante perceber que a transformação digital não é um destino per se, mas um percurso que se deve começar a percorrer sem um destino final definido, porque o mundo em que nos inserimos se encontra em constante mudança. Neste caminho, existem habitualmente vários estádios de desenvolvimento, pelo que é decisivo entender o estágio de maturidade digital em que o seu negócio se encontra, e tomar medidas em conformidade.

Muitos escritórios de advogados estão ainda na fase de incorporação da tecnologia, ou seja, num estádio de amadurecimento em que o(a) gestor(a) já compreende a importância dos recursos tecnológicos para gerar valor ao seu negócio, mas anda está numa fase de transição.

Assim, e para que o seu escritório possa entrar de vez na era 4.0, leia abaixo algumas ideias essenciais.

1. Estimular um mindset de inovação

O êxito da transformação digital depende das pessoas, pelo que é necessário que os advogados desenvolvam uma mentalidade inovadora, tenham uma visão holística e multidisciplinar, sejam autónomos, criativos e com capacidade de adaptação.

Naturalmente, nem todas as pessoas possuem estas característica de forma inata, mas podem ser desenvolvidas ao longo do tempo com algumas técnicas simples:

- Aumentando os horizontes (pensar em ideias alternativas e “fora da caixa", às vezes até fora do ambiente de negócios, por exemplo);
- Fazendo questões (perguntar "porquê", "porque não", "e se"; não aceitar respostas do tipo “porque sempre foi feito assim; imaginar formas opostas de fazer as coisas; ser curioso(a)… Um exercício interessante é, por exemplo, escrever diariamente perguntas sobre os problemas do escritório ou departamento, concorrentes, área de atividade, etc);
- Observando (procurar detalhes para obter inspiração; utilizar a técnica dos 3C's para observar: customers (clientes), competitors (concorrência), countries (países), etc...);
- Fazendo networking (partilhar ideias com amigos, colegas de trabalho ou sócios. A diversidade é importante pois pessoas de diferentes backgrounds, idades, nacionalidades, etc. ajudam a gerar novas ideias e adaptar soluções existentes a ambientes diferentes);
- Acreditando no seu potencial (inovar depende da ousadia e coragem e acreditar que uma nova solução tecnológica para o escritório é fundamental. Isto sem esquecer que procurar a solução perfeita impede, muitas vezes, a sua implementação).

2. Ter um(a) “agente de inovação”

Sabia que a Netflix passou por um processo de evolução até chegar ao modelo de hoje? Começou com o aluguer de DVD's pela internet e, atualmente, é a maior plataforma de streaming de filmes e séries. Isto significa que existia na empresa um “agente de inovação”, atento e capaz de apontar as tendências e inovações que estavam a surgir e que, acima de tudo, soube propor uma mudança na cultura organizacional.

Mas é possível aplicar este “agente” à advocacia?

Claro que sim! Basta para isso estar atento(a) às soluções tecnológicas que podem ser aplicadas no seu escritório ou departamento jurídico e propor a sua implementação, orientando os colegas sobre as vantagens da sua utilização. Este (a) “agente” tem um papel fundamental pois permite-lhe prever e ajudar a tomar as decisões mais acertadas, no tempo certo.

3. Recorrer ao Project Management

O desenvolvimento de atividades por projetos, seja de que área forem, é cada vez mais frequente nas empresas ou departamentos.

Considera-se projeto, tudo o que tem um início, meio e fim e que deve ser corretamente planeado e gerido por forma a atingir os objetivos traçados.

Na advocacia também é essencial que o(a) advogado(a) desenvolva essa capacidade de gerir projetos, juntamente com os restantes membros da sua equipa e cliente. É assim vital a utilização de um sistema de organização simples e partilhado por todos.

É frequente que, por exemplo nos departamentos jurídicos das empresas, os colaboradores participem em projetos de diferentes áreas, com colegas novos, com outros escritórios e num regime de mobilidade. Felizmente, já existem inúmeras plataformas de gestão de tarefas em colaboração, como é o caso da Rolling Legal, que permitem uma constante atribuição, monitorização, interação e acompanhamento das tarefas de toda a equipa de trabalho.

4. Investir em soluções digitais

Com a entrada da tecnologia 5G no mercado das telecomunicações, o incentivo para transformar a gestão dos negócios será ainda maior.

Para ser um advogado 4.0, deverá, cada vez mais, oferecer aos seus stakeholders a possibilidade de usufruir desse ambiente de alta velocidade e isso só será possível se considerar como investimento, as despesas com a aquisição e a implementação de ferramentas digitais.

A acompanhar a crescente velocidade da internet, vem a tendência do recurso a sistemas de armazenamento na cloud, que oferecem inúmeras vantagens. Entre outras, destacam-se:

- a possibilidade de trabalhar em qualquer lugar e a partir de diferentes dispositivos;
- a acessibilidade imediata a informações e aplicações;
- menor risco de perda de dados;
- redução de custos de armazenamento em comparação com infraestruturas físicas;
- maior velocidade de processamento;
- maior capacidade de integração;
- garantia de ter um sistema de segurança permanentemente atualizado;
- menor consumo de energia devido aos recursos partilhados e otimizados...

As plataformas cloud tornam possível o acesso e gestão de informação, tanto para o advogado como o cliente, fornecendo um diferencial em termos de maior eficiência organizacional. Desta forma, o dinamismo da profissão do advogado será favorecido por este tipo de plataformas que tornam possível que um trabalho seja realizado de qualquer lugar onde se tenha acesso à internet, com o adicional de oferecer a possibilidade de partilha criteriosa de documentos com colegas advogados.

Ter uma plataforma como a Rolling legal, é sem dúvida, um passo fundamental para se tornar um advogado digital. Esta é uma solução de gestão cloud para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. A plataforma oferece um sistema simples para automatizar processos, controlar o tempo e notas de honorários, empresas, contratos, entre outros. Tudo isto disponível através de um browser, smartphone ou tablet. Assim, o escritório ou departamento concentra as energias no que a tecnologia não é capaz de substituir: a gestão estratégica.

Concluindo, a ideia chave é que a transformação digital passa sobretudo por uma estratégia, mais que uma mera tecnologia. Não há uma estratégia puramente digital, mas sim uma estratégia global de negócio, suportada por ferramentas digitais.

As transformações da era digital certamente causam mudanças bruscas e quebram paradigmas, o que deixa muita gente desconfiada. Contudo, é preciso encarar as transformações e vê-las, se não como uma oportunidade de evolução constante, pelo menos como um caminho irreversível do qual não podemos escapar.

Com a velocidade alucinante das mudanças tecnológicas, só terá benefícios quem estiver capaz e disposto a adaptar-se!