Ser advogado é sinónimo de confiança. E essa confiança deve ser transmitida em pleno aos seus clientes, quer na postura profissional como trata cada caso, mas principalmente no que respeita a proteger a confidencialidade das informações que lhe são confiadas.

Os dados pessoais fornecidos em contexto de Direito são tratados com as garantias de segurança e confidencialidade exigidas pelo enquadramento legal relativo à proteção de dados. Pelo menos é isso que se pretende como prática em qualquer escritório de advocacia. No entanto, no contexto atual, onde as ameaças informáticas são cada vez mais complexas, é possível que se depare, por vezes, com uma certa dificuldade em manter tantas informações e dados em segurança.

Por isso mesmo enumeramos 7 conselhos para que mantenha os dados confidenciais protegidos e, sobretudo, que ajudem a preservar a reputação do seu escritório de advocacia.

1. Controlo no acesso à informação

Nem todos os colaboradores necessitam de aceder à informação total daquilo que é tratado pelo escritório. O fundamental é que cada um tenha apenas acesso aos dados que necessita para o exercício das suas funções. As limitações e permissões de acesso aos dados deve ser analisada e implementada com rigor de modo a conseguir construir bibliotecas de dados a que só acedem os respectivos utilizadores.

2. Atualize e proteja os dispositivos no seu trabalho jurídico

Como advogado nunca foi tão importante manter os seus dispositivos e aplicativos atualizados para evitar ataques informáticos como ransomware ou phishing. Uma boa prática será utilizar um software cloud para a gestão jurídica, uma vez que as atualizações de segurança são realizadas automaticamente evitando essa preocupação extra. Para além disso, não se esqueça de proteger outros softwares com antivírus certificados e de usar firewalls para a proteção dos equipamentos e redes do seu escritório de advogados.

3. Dê relevância à formação em segurança da informação na advocacia

A consciencialização e respetiva formação dos colaboradores para a política de segurança da informação será o primeiro passo para proteger os dados confidenciais do escritório e dos seus clientes. Uma cultura de segurança digital é fundamental numa área onde muitos dos ciberataques e violação de dados é causada por erro humano. É o utilizador quem coloca, na maioria das vezes,  em risco a própria segurança e por isso é tão importante consciencializar os advogados do seu escritório. Criar estratégias de apoio à execução das tarefas, propondo checklists, newsletters informativas e procedimentos padronizados, bem como realizar campanhas de segurança vão ajudar a reduzir o impacto dos erros humanos na segurança do seu escritório de advocacia.

4. Não facilite nas passwords

Todos sabemos que é difícil criar uma password mneumónica e muitas vezes escolhemos combinações demasiado óbvias, como nomes ou datas. Deve usar  senhas com o mínimo de oito caracteres que combinem letras, números e caracteres especiais para dificultar possíveis acessos indevidos. Recorra a plataformas de gestão de passwords como “1password” ou “LastPass” para gerar e armazenar com segurança todas as credenciais que usa diariamente, evitando assim guardar diretamente em browsers ou localmente. E sempre que entrar num site que exija a password, não se esqueça de fazer logout na saída.

5. Digitalização de documentos

Apesar de já nos encontramos na era da advocacia 4.0, ainda é muito comum trabalhar com documentos em papel. Processos, acórdãos, procurações… inúmeros documentos físicos essenciais ao desempenho da profissão de advogado. No entanto, a sua digitalização torna-se essencial pois permite que esses documentos não fiquem à mercê da ação do tempo ou outros acidentes que possam destruir o espólio físico de um escritório.

6. Menos dispositivos de armazenamento local de dados jurídicos

Os dados confidenciais são um grande atrativo para os crimes cibernéticos e o desafio para os escritórios de advocacia passa por conciliar a proteção dos dados com os métodos de armazenamento. Neste caso quanto menos dispositivos melhor: pen drives, discos externos, computadores portáteis são mais vulneráveis a vírus e também à perda de informação. O mais aconselhável é que o escritório aposte numa solução de armazenamento na Cloud que, ao contrário do que se pensa, é das formas mais seguras para todos os colaboradores guardarem e acederem à informação.

7. Fortaleça a segurança da informação com um software de gestão jurídica

Recorra a plataformas de gestão jurídica na cloud com amplas certificações de segurança de forma a centralizar informação de forma segura. De base Salesforce (CRM nº1 do mundo), conheça aqui a Rolling Legal e a nossa oferta Cloud Plataform que poderá ajudá-lo a proteger ainda melhor toda a informação e dados confidenciais com os quais trabalha todos os dias.